Первичная документация в бухгалтерии

Документация — основной вид оформления различных хозяйственных операций в момент их совершения. Поскольку в бухгалтерском учете документирование хозяйственных операций полностью контролирует ход проведения хозяйственных процессов, оно имеет большую ценность.

Любые хозяйственные операции должны сопровождаться оправдательными документами, исходя из которых, можно получить достоверную информацию. Документация должна создаваться с учетом различных требований (достоверность, ясность, объективность и так далее). Данные документы называются первичными документами, на основании которых строится весь бухгалтерский учет. Любые хозяйственные операции, которые не были оформлены надлежащем образом, не получают право на признание их как правовые экономические события. Причина этому — отсутствие объектов бухгалтерского учета.

Но даже если сами документы были оформлены правильно, они не могут считаться надежными. В случае споров, связанных с подтверждением фактов совершения хозяйственных операций, косвенным подтверждением первичной документации принято считать другие первичные документы в бухгалтерии. К таковым относятся:

  • свидетельские показания;
  • экспертные заключения;
  • акты инвентаризации и так далее.

 

Вся первичная документация включает в себя реквизиты. Реквизиты — это показатели и признаки, которые сопровождают любой документ и свидетельствуют о:

  • наименовании документа;
  • дате составления;
  • названии компаний, от лица которой составлена первичная документация;
  • подписи сторон, признанных ответственными лицами при проведении тех или иных операций.

Если какой-либо элемент реквизитов был упущен, весь документ признается недействительным. Согласно действующим нормам законодательства, любое нарушение правил влечет за собой плохие последствия, так как документы для бухгалтерии, составленные неправильно, не могут получить юридическую силу.

Вся первичная документация должна выписываться на бланках типовых форм. На бланках обязательно указывается полны перечень реквизитов. Если для конкретной операции реквизиты не были задействованы, полученное свободное место ни в коем случае не должно оставаться пустым. Его необходимо прочеркивать. Первичная документация принимается к учету лишь в одном случае — если все документы составлялись по единой форме, установленной в альбоме унифицированных форм документации. Форма тех документов, которые по определенным причинам не попадает в альбом первичной учетной документации, специально утверждается организацией. Обязательным условием является наличие реквизитов, которые помогут придать юридическую силу. При этом все реквизиты без исключения должны остаться без изменения. Из унифицированных форм не допускается удаление отдельных реквизитов — юридическая сила в этом случае теряется моментально.

Форматы бланков, на которых ведется первичная документация в бухгалтерии, могут в процессе изменяться. Они не являются обязательными, а несут в себе рекомендативный характер. Обязательными считаются лишь формы банковских и кассовых документов. Все хозяйствующие субъекты не должны изменять их форму. Другие требования к созданию документации для бухгалтерии, фиксирующей совершение хозяйственных операций, расчетных обязательств и так далее, определяются специально разработанными нормативными актами.

Все данные, которые вносятся в первичную документацию, обязательно должны быть четкими и разборчивыми. Для заполнения документов можно использовать шариковую ручку, чернила или выписываться на вычислительной/пишущей машине. В случае обнаружения в банковских документах случайных ошибок или потертостей чернил, следует создать новую документацию. Законодательство Российской Федерации официально запрещает использовать первичные документы со следами исправлений или подчисток.

Для подтверждения личности участника сделки проводится собственноручная подпись в бухгалтерских документах. Подпись официально открывает ответственность стороны за достоверность всех сведений, указанных в документации; передачу в установленные сроки и подтверждение правомочности ее выполнения. Ответственным лицом, имеющим право утверждать право подписи первичной документации, является руководитель компании при полном согласовании с главным бухгалтером.

Сокращения, используемые в тексте документов, не должны нести в себе двоякий характер. Они обязательно должны подаваться в унифицированной, общепринятой форме. Применение того или иного сокращения зависит от определенных условий. Юридическая оправданность применения сокращений утверждается дополнительным приказом, подписывать который имеет право только руководитель организации.

Все первичные документы без исключения попадают под обязательную проверку. Она проводится по форме и по содержанию. При проверке по форме ответственные лица проверяют, правильно ли указаны реквизиты, присутствуют ли все необходимые подписи, отсутствуют ли следы подчисток, неоговоренных исправлений и помарок. В случае проверки первичной документации по содержанию выявляют целесообразность и законность проведения зафиксированных в документе операций, а также логическую увязку конкретных результатов. При подобной проверке проверяется факт выполнения операции и соответствие выполнения объему. Проведение операций, противоречащих нормам законодательства, категорически запрещено.

Все первичные документы, которые прошли проверку, получают отметку о прохождении контроля. При наличии отметки повторное использование документации исключено. Первичная документация имеет множество требований к оформлению, но бнз правильного ее оформления современное предприятие не сможет существовать.