Организация ведения бухгалтерского учета

Обязанность осуществлять бухгалтерский учет и формировать отчетность относится ко всем без исключения правовым формам бизнеса и не зависит от того, ведет ли уже фирма свою деятельность или только зарегистрирована. Эта обязанность, а также требования к организации ведения бухгалтерского учета, учетной политике, составу и порядку формирования отчетности установлены Федеральным законом N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года. В рамках компании ответственность за соблюдение требований Закона несет ее руководитель.

Варианты организации учета

Статья 7 Закона предлагает руководителю выбор: вести бухгалтерский учет внутри компании или передать эту обязанность на сторону по договору об оказании услуг.

Таким образом, существует всего четыре варианта организации ведения бухгалтерского учета:

  1. структурным подразделением компании (бухгалтерией),
  2. штатным сотрудником (бухгалтером или главным бухгалтером),
  3. лично руководителем (только для области малого и среднего бизнеса),
  4. сторонним исполнителем по договору (физическим лицом либо специализированной бухгалтерской фирмой).

 

Решение о применении того или иного варианта принимается руководителем предприятия в зависимости от размеров предприятия, объемов его деятельности, его правовой формы, оценки затрат на ведение учета тем или иным образом. Каждый из вариантов имеет свои преимущества и недостатки. На практике чаще всего встречается ведение учета внутри компании одним или несколькими бухгалтерами в зависимости от объема операций, но это не единственно верный вариант. Задача руководителя в данном случае как раз и заключается в том, чтобы оценить возможности компании и организовать процесс учета наилучшим для компании образом и в соответствии с законодательством.

Бухгалтерский учет внутри компании

Организация ведения бухгалтерского учета внутри компании начинается с найма бухгалтера (или главного бухгалтера) либо формирования целого подразделения – бухгалтерии. Закон «О бухгалтерском учете» прямо оговаривает для ряда компаний, например для открытых акционерных обществ и страховых компаний, квалификационные требования к сотруднику, ответственному за осуществление учетной функции: профессиональное образование, минимально необходимый стаж работы по профилю и отсутствие судимости. Если никаких законодательных ограничений на этот счет для компании нет, должность главного бухгалтера может занять любой человек по назначению руководителя.
Главный бухгалтер определяет для данной компании правила осуществления бухгалтерского учета и фиксирует их документально в учетной политике. В числе этих правил можно назвать перечень используемых счетов бухгалтерского учета (иначе рабочий план счетов), формы некоторых первичных документов, порядок ежегодной инвентаризации и оценки имущества, правила документооборота, процедуру обработки данных учета и многие другие. Кроме того, главный бухгалтер формирует штат сотрудников бухгалтерии и отвечает за организацию работы бухгалтерского подразделения.
Наличие собственного штата бухгалтерии даже в лице единственного бухгалтера оправдано не всегда. Ведь организация и содержание бухгалтерской службы не ограничивается наймом сотрудников и выплатой заработной платы, что само по себе недешево. Это еще и расходы на специализированное программное обеспечение, справочные системы и профессиональную периодику, а также налоги с заработной платы сотрудников бухгалтерии. Иметь в штате собственных бухгалтеров действительно необходимо средним и крупным компаниям, фирмам с интенсивной деятельностью и большим количеством финансовых операций, а также компаниям, для которых критически важной является конфиденциальность их бухгалтерской и финансовой информации.

Выполнение функции учета силами руководителя — выбор немногих мелких предпринимателей, имеющих необходимые навыки и готовых взять на себя весь риск этого выбора. Во всех прочих случаях стоит подумать об организации ведения бухгалтерского учета сторонними исполнителями.

Бухгалтерский учет по договору

Передача осуществления бухгалтерского учета по договору внешнему исполнителю может быть выгодна маленьким фирмам, вновь зарегистрированным и еще не начавшим работать, предприятиям с небольшим количеством операций, с нерегулярной или сезонной деятельностью – всем тем, кому организация и содержание собственного бухгалтерского подразделения обойдется слишком дорого по сравнению с масштабами деятельности.

Пункт 6 статьи 7 Закона «О бухгалтерском учете» гласит, что исполнителем по такому договору может быть физическое или юридическое лицо. Для физического лица установлены такие же требования, как, например, для главного бухгалтера открытого акционерного общества: профессиональное образование, не менее трех лет опыта работы и отсутствие судимости. Юридическое лицо, оказывающее услуги по ведению бухгалтерского учета, обязано иметь как минимум одного сотрудника, соответствующего этим требованиям.
Преимущества организации учетной функции на основе договора для предприятий малых и средних форм очевидны: оптимизация расходов, приемлемое качество услуг, ответственность исполнителя перед заказчиком. Специализированные бухгалтерские фирмы обеспечивают комплексное решение вопроса ведения учета от определения учетной политики, заполнения первичных документов и начисления зарплаты до формирования обязательных отчётов и предоставления их во все контролирующие органы. В их распоряжении уже есть все необходимое для организации работы: штат специалистов, программы для ведения учета и отчетности, профессиональная литература. Кроме того, договоры на ведение бухгалтерского учета часто предусматривают обязанность исполнителя оказывать заказчику консультационную поддержку по всем бухгалтерским, налоговым и таможенным вопросам.

Взаимозаменяемость форм организации ведения учета

Для небольших или средних предприятий возможна смена ранее выбранной формы осуществления бухгалтерского учета. Обратиться к бухгалтерским услугам на договорной основе могут вынудить сокращение объемов или временное прекращение деятельности либо увольнение бухгалтера, ведущего учет в единственном числе. В такой ситуации ответственного специалиста необходимо срочно заменить, чтобы не допустить в налаженном учете ошибок и проблем. После увольнения неквалифицированного сотрудника вполне может понадобиться такая услуга профессиональных бухгалтерских фирм, как восстановление нормального бухгалтерского учета. Возможна и обратная ситуация: рост предприятия, увеличение объемов его деятельности, стабильное получение прибыли позволяют отказаться от услуг сторонних исполнителей и сформировать собственное бухгалтерское подразделение.
Как бы ни было организовано ведение бухгалтерского учета в любой конкретной компании, следует помнить, что полную и единоличную ответственность за наличие и правильность этого учета несет руководитель.