Документооборот и учет материалов в бухгалтерии

Все хозяйственные операции обязательно оформляются документально, что позволяет подтвердить факт их свершения и сделать фиксацию законной с юридической точки зрения. В документе отражаются место, время и объект, подлежащие учету, а также ответственные лица. Он позволяет подтвердить законность и обоснованность всех текущих учетных записей. Все бумаги, с момента их составления и до сдачи в архив, проходят по различным инстанциям. Как правило, документооборот в бухгалтерии включает в себя все материалы в обязательном порядке.

Состав бухгалтерских документов

Документооборот состоит из:

  • первичных бумаг;
  • учетных регистров;
  • отчетных материалов.

Первичный учет представляет собой начальный этап составления бухгалтерских бумаг, на котором производится измерение и регистрация данных хозяйственной операции. Составление документов проводится в момент совершения операции или по ее окончании. Они представляют собой первичные материалы, на основании которых ведется бухучет и должны быть правильно оформлены, и содержать реквизиты:

  • название документа;
  • дату;
  • название организации;
  • измерители в натуральном и денежном выражении;
  • должности лиц, ответственных за совершение и оформление операции, и их подписи.

 Первичные документы имеют типовые формы и подразделяются на внутренние и внешние. Их движение регламентируется графиком, составляемым бухгалтером и утверждаемым руководством компании. В нем указывается назначение документов, система оформления и сроки сдачи. Такой процесс называется документооборотом в бухгалтерии. Контроль за его выполнением осуществляется главбухом.

 Хранению бумаг придается особое значение, поскольку все они содержат информацию о материальной базе компании, до перевода в архив они находятся в сейфах.

 На основе этих документов составляются проводки, которые используются для дальнейшей обработки с целью расчета экономических показателей предприятия.

 Номенклатура дел бухгалтерии: особенности

 Все дела в организации должны быть систематизированы. Это в первую очередь касается бухгалтерских бумаг. При систематизации документов на первое место выносятся дела, включающие нормативные правовые акты государства и распорядительные документы руководства. Среди них первое место занимают дела с приказами по основной деятельности, в бухгалтерии должны храниться их вторые экземпляры, хотя в некоторых случаях могут находиться и первые.

 Необходимо учитывать, что в одном деле в бухгалтерии содержатся копии приказов по личному составу за срок, равный 75 годам, но это допускается только для копий.

 Следующую ступеньку иерархии занимают дела с организационными документами, планами и отчетами. Отдельной группой номенклатура дел бухгалтерии содержит дела с договорами, документы, акты. Они должны быть расформированы по блокам с учетом сроков хранения и значимости. В конце помещаются регистрационно-учетные формы бухгалтерии.

 При этом напротив каждого дела должен быть проставлен срок его хранения, который определяется экспертной комиссией на основании нормативно-правовых актов.

 Номенклатуру дел бухгалтерии, или систематизированный перечень, предоставляют в отдел делопроизводства в установленный срок, при этом она подписывается главным бухгалтером и начальником архива предприятия.

Материальные ценности организации и их учет

Все материально-производственные запасы подразделяются на два класса материалов:

  • для изготовления продукции и хозяйственных нужд компании;
  • товары и продукция, используемые при организации торговли.

 Изначально учет организуется на складах, а затем учетные документы передаются в бухгалтерию.

 Учет материалов в бухгалтерии производится на основании полученных из других структурных подразделений бумаг. Они проходят проверку на предмет оформления и законности осуществленных операций. Если будут обнаружены несоответствия в них, то документы могут быть дооформлены либо возвращены лицу, их заполнявшему. После прохождения этапа проверки проводится таксировка или определение денежной оценки, умножая количество на цену.

 Различают несколько способов обоснования учета:

  • аналитический – на основе оборотных ведомостей;
  • сальдовый – когда учет движения материалов бухгалтерской службой ведется в денежном эквиваленте, исходя из установленных цен.

 В одной организации, чаще всего, используются оба метода учета материалов в бухгалтерии, то есть по одним подразделениям используется один метод, а по другим – другой.

 Ежемесячно проводится обобщение и систематизация информации о движении материалов, и на основании этого составляется сводная ведомость. Полученные данные проходят сверку с данными из оборотных и сальдовых ведомостей.

В целях экономии материалов и ресурсосбережения проводится целый перечень мероприятий. Одним из них является учет материалов в бухгалтерии, основными задачами которого являются: контроль за сохранностью, правильное и своевременное документирование и осуществление расчетов с поставщиками.