Автоматизация бизнес процессов: достоинства и недостатки на примере бухгалтерского учета.

С начала 90-х годов прошлого века наша страна перешла на новые, капиталистические «рельсы». Повсеместно стало развиваться предпринимательство. Это неизбежно привело к появлению такого явления, как экономическая конкуренция. Современные реалии таковы, что только автоматизация бизнес процессов может помочь предприятию не только оставаться на «плаву», но и приносить своим владельцам прибыль.

Под термином автоматизация бизнес процессов понимается в первую очередь усовершенствование бухгалтерского учета, а так же процедур планирования и бюджетирования на предприятии. Если еще несколько лет назад, большая часть собственников и предпринимателей предпочитали экономить на бухгалтерии и поручали сдачу отчетности сторонним организациям, то сегодня ситуация в корне изменилась. Руководство пришло к выводу, что инвестирование в бухгалтерию, способно принести существенную выгоду предприятию. Во-первых, в данном случае, информация о поставщиках, покупателях, а так же о доходах и расходах организации не выходит за пределы должностных лиц, т.е. не становится известной конкурентам. Во-вторых сотрудники бухгалтерии могут в любой момент предоставить данные о деятельности организации, на основании которых руководство принимает те или иные бизнес- решения.

Исключить финансовые ошибки, возникающие по причине человеческого фактора, помогает автоматизация бухгалтерского учета. Автоматизация подразумевает, в первую очередь оборудование рабочих мест бухгалтеров персональными компьютерами, на которые устанавливаются специализированные бухгалтерские программы. Подбор программного обеспечения стоит проводить в соответствии с задачами, которые стоят перед бухгалтерией, а так же размером и видом деятельности предприятия. Для небольших организаций, находящихся на упрощенной системе налогообложения или индивидуальных предпринимателей идеально подойдут такие программы, как «Парус» или «Галактика». Они во многом напоминают Excel и доступны не только профессионалам, но и тем пользователям, которые не обладают специальными знаниями.

Система 1С

Однако самую широкую популярность приобрела программа «1-С». Она имеет огромное количество конфигураций – «1-С Бухгалтерия», «1-С Предприятие», «1 –С Торговля», «1-С Склад», «1-С Логистика». Такая адресность дает бухгалтерам возможность в полной мере реализовывать поставленные перед ними задачи.

Как уже говорилось ранее, автоматизация бухгалтерского учета сводит к минимуму необходимость ручного труда, и, как следствие, уменьшает риск возникновения ошибок. Более того, если ошибка все же допущена, программа сразу же просигнализирует об этом и подскажет варианты ее исправления.

Новая конфигурация программы «1-С», названная в народе «восьмерка» значительно расширила возможности бухгалтеров -на ее базе впервые стало доступно экономическое планирование. Появление всего одной новой функции, позволило руководителям сократить расходы на планово-экономический отдел, а так же сделать прогнозирование более точным. Автоматизация бюджетирования на базе «1 С» значительно упростила составление плана доходов и расходов. Теперь ввести в бюджет новую статью очень просто — в соответствующей таблице просто добавляется необходимая строчка, а финансовый результат при этом пересчитывается автоматически. Так же программа дает возможность загрузки реальных результатов финансовой деятельности организации за определенный период и сопоставления их с плановыми показателями. Нажав всего несколько кнопок можно вывести подробный аналитический отчет.

Еще одна сторона автоматизации – переход на электронный документооборот. В настоящий момент данная функция полностью реализована только на крупных предприятиях. На них целиком отказались от документов на бумажных носителях, заменив их xml документами, заверенными электронной подписью (ЭЦП). Это привело не только к экономии времени (не нужно печатать документ, потом подписывать его и ставить печать), но и материальных ресурсов (бумаги, чернил для картриджа). Остальные организации осваивают азы безбумажного документооборота, сдавая налоговую и бухгалтерскую отчетность, которая предоставляется в соответствующие органы по электронным каналам связи.

Однако, не смотря на такое обилие преимуществ, автоматизация бухгалтерского учета имеет ряд недостатков, а точнее, сложностей, с которыми может столкнуться организация, переходя на новый порядок работы.

Первая проблема, которую придется решать руководству компании и рядовым сотрудникам бухгалтерии – это перенос данных в новую систему. Если происходит обновление бухгалтерской программы, например «1 С- 7.0» меняют на «1 С – 8.0», то данные будут перенесены автоматически. А, вот, если бухгалтерский учет до этого момента велся вручную или устанавливаемая программа не является дружественной, заносить данные придется вручную. Подобная процедура получила название «ввод остатков». Она трудоемка и требует большого внимания, так как любая ошибка приведет к искажению данных бухгалтерского учета.

Во- вторых, определенные сложности могут возникнуть с подбором персонала, так как не все сотрудники бухгалтерии одинаково хорошо знают прикладные бухгалтерские программы. Однако стоить отметить, что в последние несколько лет данная проблема стала менее актуальна, так как большая часть ВУЗов ввела в свои программы предмет под названием — автоматизация бухгалтерского учета.

С некоторыми трудностями можно столкнуться и во – время работы. Все дело в том, автоматизированный бухгалтерский учет, как и любой программный продукт, требует постоянной поддержки специалистов. Причем, в данном случае, программист должен обладать азами бухгалтерских знаний. Все дело в том, что, практически каждый отчетный период меняется финансовое законодательство, вносятся изменения в формы налоговой и бухгалтерской отчетности. Программист «1 С» обязан отслеживать данные нововведения, устанавливать соответствующие релизы программы, а после проводить обкатку и тестирование системы. Многие организации на данном этапе сталкиваются с проблемой поиска ответственных, а главное квалифицированных сотрудников информационно технического отдела.

Так же, к проблемам автоматизации бухгалтерского учета можно отнести нежелание части организаций уходить от привычных методов работы. Например, те предприятия, которые отказались от бумажного документооборота, вынуждены продолжать печатать накладные и счета фактуры для тех своих контрагентов, которые пока не перешли на новую форму ведения бизнеса. Естественно, данный факт значительно снижает, как экономические, так и временные выгоды автоматизации.

В заключении стоит отметить, что по заверениям финансовых экспертов, все возникающие трудности, хоть и неизбежны, но являются временными. Большая их часть обусловлена несовершенством финансовой и информационной баз, а так же неподготовленностью кадрового состава в нашей стране. Однако, даже по самым пессимистичным прогнозам, экономический эффект от автоматизации бизнес процессов и бухгалтерского учета станет очевидным уже через пять лет.