Автоматизация ресторана

Процесс автоматизации ресторана подразумевает под собой внедрение аппаратно-программного комплекса, предназначенного для упрощения работы сотрудников на всех уровнях в заведениях общепита:

  • бары;
  • рестораны;
  • кафе;
  • фастфуд;
  • столовая;
  • и так далее.

Сам процесс приготовления пищи и сервировки в процесс автоматизации не входит (то есть замены поваров и/или официантов машинами не происходит).

Понятие автоматизации

«Автоматизация ресторанов» — термин, сформировавшийся в среде рестораторов стран СНГ и разработчиков программно-аппаратных комплексов для них. Под словом ресторан в данном случае понимается любое заведение общепита: от фастфуда, до классического ресторана или бара. Автоматизация подразумевает в первую очередь оцифровку бизнеса: документооборот, продажи, закупки и прочее. В связи с тем, что даже автоматизация только уровня документооборота значительно упрощает работу, как владельца ресторана, так и других сотрудников – автоматизация является очень важной частью деятельности для разработчиков программного обеспечения.

Обычное программное обеспечение, используемое повсеместно для бухучета и подобного, в ресторанном бизнесе не способно выполнять все необходимые функции, в связи со спецификой работы. Специфика ресторана заключается в том, что кроме закупок и продаж пищи, присутствует (в большей или меньшей степени) процесс производства и процесс потребления продукта на месте. Таким образом, основной задачей разработчика программного обеспечения становится не столько умение писать программы, сколько знание специфики и рабочих процессов ресторанного бизнеса. Особенно актуально это для России в связи со сложностями законов связанных с товарно-денежным оборотом.

Задача автоматизации

Цели и задачи автоматизации ресторанов определяются для всех видов общепита с небольшими «перекосами» в ту или иную сторону в зависимости от вида. Тем не менее, всегда присутствуют:

  • закупки пищи и полуфабрикатов;
  • хранение;
  • приготовление пищи;
  • продажи;
  • дополнительные сервисы.

Соответственно выделяются основные задачи автоматизации:

  • оптимизация деятельности ресторана;
  • контроль деятельности;
  • улучшение (а также упрощение и ускорение) качества обслуживания клиентов;
  • защита от злоупотреблений персоналом (что может составлять до 20% потерь);
  • маркетинг;
  • поддержка систем лояльности, подобных накопительным скидкам.

Также в процессе автоматизации рестораны получают возможность более простого и точного анализа деятельности, благодаря которому появляется возможность определения путей развития или сокращения расходов.

Алгоритм работы

Как уже отмечалось, необходимо автоматизировать несколько процессов: продажи, приготовление, сервировку, склад и логистику, бухучет и управление деятельностью. Работа программного комплекса разделяется на две части: внешнюю (front-office) и внутреннюю (back-office).

Фронт-офис призван облегчить и ускорить работу непосредственно с посетителями ресторана.

Пример алгоритма:

  1. получение заказа официантом (не автоматизируется);
  2. ввод официантом заказа на терминале (исключает ошибки при передаче заказа поварам или барменам);
  3. автоматическая распечатка заказа для повара, на поварском терминале;
  4. после приготовление поваром считывается марка заказа, что означает готовность к доставке (облегчает коммуникацию между кухней и торговым залом);
  5. автоматическое формирование пречека, в который входит подробная распечатка списка блюд и дополнительных сервисов (как, например, скидка для постоянного клиента);

Результатом автоматизации фронт-офиса является уменьшение человеческого фактора ошибок и ускорение работы. Автоматические распечатанные пречеки также упрощают расчет с клиентами и являются стандартом работы в России.

Также к системе фронт-офиса относятся развивающиеся системы по созданию атмосферы ресторана: автоматический контроль за музыкой в зале, освещением и так далее – что является важным для классических ресторанов и кафе.

Бэк-офис автоматизирует процессы, которые клиент не должен видеть:

  1. закупки;
  2. документооборот;
  3. склад и логистика;
  4. формирование меню;
  5. расчет стоимости блюд;
  6. руководство предприятием;
  7. бухучет;
  8. и так далее.

Кроме того внутренняя часть автоматизации ресторанов позволяет вести автоматический учет всей деятельности предприятия, формировать отчеты, благодаря которым становится возможным анализ путей развития, сокращения расходов и времени. Системы событийного видеонаблюдения позволяют установить точный контроль над сотрудниками и использованием дисконтных карт, для обеспечения честности сотрудников. А системы автоматического начисления премий от выручки позволяют лучше мотивировать сотрудников на честность и качественную работу, что практически невозможно сделать при «ручной» работе.

Автоматизация процессов, связанных с отчетностью, позволяет также прогнозировать количество посетителей на каждый день в зависимости от дня недели, праздничных дней и тому подобного, благодаря чему становится возможным точный расчет необходимого количества персонала.

Таким образом, на всех уровнях сотрудников автоматизация процесса упрощает работу, позволяет решать сложные задачи, неразрешимые при неавтоматизированном ведении дел.

Эволюция автоматизации

Автоматизация ресторанов началась с универсальных программ для бухучета, склада и логистики и подобного. Постепенно, в процессе работы появилась потребность в более специфических программах, которые могли бы объединить весь бизнес-процесс в единое целое. Благодаря тому, что бизнес-процесс для общепита (и всех его подвидов: кафе, бар, классический ресторан, фастфуд и так далее) достаточно хорошо поддается формализации, его автоматизация была лишь делом времени. Также подобные программы нередко применяются для развлекательных заведений, где процесс питания может отсутствовать или быть лишь дополнительной частью бизнеса (боулинг, бильярд и подобные заведения с повременной тарификацией). В странах СНГ автоматизация ресторанов оказалась замедленной по сравнению с другими развитыми странами из-за сложностей с законодательством в 90-е годы. Автоматизация в странах СНГ хорошо показала себя в борьбе с хищениями персоналом, которые до этого были способны полностью разорить заведение. К сожалению, из-за жесткой привязки бэк-офиса к законам бухгалтерского учета, налогообложения и подобного, программы от зарубежных производителей в России использовать невозможно, поэтому рынок программно-аппаратных комплексов создается Российскими разработчиками с некоторым отставанием.

Дальнейшее развитие автоматизации вполне может привести к тому, что работа официанта будет сводиться только к сервировке стола, что возможно при использовании планшетных ПК вместе классического бумажного меню. В большинстве ресторанов процесс доставки пищи с кухни до стойки уже автоматизирован, что позволяет сократить путь официанта, а, следовательно, и ускорить работу.